← Terug naar DepoFact

Verwerking van persoonsgegevens

Laatste update: mei 2026  ·  Van toepassing op depofact.be, my.depofact.be en de DepoFact mobiele app

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Una Group BV, handelend onder het merk DepoFact, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR, Verordening (EU) 2016/679).

2. Welke gegevens verzamelen wij?

DepoFact verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

Categorie	Concrete gegevens	Bron
Accountgegevens	E-mailadres, weergavenaam, Firebase Authentication UID, aanmeldingstijdstip, taalvoorkeur	Rechtstreeks via inlogformulier
Bedrijfs- en transactiedata	Bedrijfsnamen, contactgegevens, facturen, bestellingen, betalingen, voorraadmutaties, offertes	Ingevoerd door de gebruiker of geïmporteerd via Billit API
Push-notificatietoken	Firebase Cloud Messaging (FCM) device token, platform (Android/iOS), taalinstelling, tijdstip van registratie	Automatisch bij installatie mobiele app
Analysegegevens	Sessie-ID, paginaweergaven, klikgebeurtenissen, taalinstelling, type apparaat, geanonimiseerd IP-adres (laatste octet verwijderd)	Google Analytics 4 (GA4), meetcode G-5M5S0MHMET
Loggegevens	Tijdstempels van e-mailverzending, bezorgstatus (open/klik via SES-events), foutmeldingen van Cloud Functions	AWS Simple Email Service (SES) + Firebase Cloud Functions
Apparaat- en sessiedata	User-agent, browser/OS-versie, schermbreedte (enkel voor foutdiagnose in Cloud Functions logs)	Automatisch

3. Doeleinden en rechtsgronden

Doel	Rechtsgrond (AVG art. 6)
Verlenen van de SaaS-dienst (facturatie, voorraadbeheer, rapportage)	Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b)
Authenticatie en toegangscontrole	Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b)
Verzenden van transactionele e-mails (factuurmeldingen, betalingsbevestigingen)	Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b)
Push-notificaties over nieuwe facturen en betalingen	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) – tijdige kennisgeving aan gemachtigde medewerkers
Platformanalyse en UX-verbetering	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) – anonieme geaggregeerde statistieken
Beveiliging, fraudepreventie en foutopsporing	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)

4. Technische infrastructuur en opslaglocatie

Alle persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt op Belgische servers via de volgende dienstverleners:

• Google Firebase (GCP) – opslag, authenticatie, push-notificaties en serverloze verwerking. Servers gevestigd in België (EU). Gegevensverwerking conform de Google Cloud DPA en de Standard Contractual Clauses (SCC's).
• Amazon SES – uitsluitend gebruikt voor het verzenden van transactionele e-mails. Servers gevestigd in de EU (Ierland).
• Google Analytics – geanonimiseerde websitestatistieken (IP-adres wordt niet volledig opgeslagen).
• Billit NV – synchronisatie van boekhoudkundige gegevens, enkel op expliciete aanvraag van de tenant-beheerder.

5. Bewaartermijnen

Gegevenscategorie	Bewaartermijn
Accountgegevens en transactiedata	Zolang de tenant-overeenkomst actief is + 7 jaar (wettelijke boekhoudverplichting)
FCM push-tokens	Automatisch verwijderd bij uitloggen; ongeldige tokens worden verwijderd na mislukte bezorging
E-maillogboeken (SES events)	90 dagen
Cloud Functions-logs (Google Cloud Logging)	30 dagen (standaard GCP-retentie)
GA4 analysedata	14 maanden (ingesteld in GA4-eigendomsinstellingen)

6. Cookies en lokale opslag

De webapplicatie (my.depofact.be) maakt gebruik van de volgende opslagmechanismen:

• IndexedDB – Firestore offline cache: lokale kopie van bedrijfsdata voor offline gebruik. Bevat geen gevoelige authenticatiedata.
• localStorage – taalvoorkeur, actieve tenant-ID, FCM device token (voor het verwijderen bij uitloggen), sessiemarkeringen.
• Service Worker Cache (Cache Storage API) – statische assets van de PWA voor offline beschikbaarheid.
• Google Analytics cookies – _ga, _ga_*: anonieme sessietracking (2 jaar geldigheid).

Wij plaatsen geen tracking cookies van derden anders dan Google Analytics.

7. Delen met derden

DepoFact deelt persoonsgegevens uitsluitend met onderstaande partijen, en enkel voor zover strikt noodzakelijk voor de dienstverlening:

• Google LLC – cloudinfrastructuur en analytics (verwerkersovereenkomst aanwezig).
• Amazon Web Services EMEA SARL – e-mailbezorging via Amazon SES (verwerkersovereenkomst aanwezig).
• Billit NV – boekhoudkundige synchronisatie enkel op expliciete activering door de tenant-beheerder.

Gegevens worden nooit verkocht, verhuurd of doorgegeven aan marketingpartijen.

8. Beveiliging

DepoFact hanteert de volgende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen:

• Alle communicatie verloopt versleuteld via TLS 1.2+.
• Toegang tot Firestore is afgeschermd via Firebase Security Rules op documentniveau (multi-tenancy isolatie per tenantId).
• Cloud Functions zijn beveiligd via Firebase App Check en Google reCAPTCHA Enterprise.
• E-mailbezorging via SES maakt gebruik van DKIM- en SPF-authenticatie op het domein notify.depofact.be.
• FCM push-tokens worden onmiddellijk verwijderd uit Firestore bij uitloggen van de gebruiker.
• Toegang tot de Google Cloud Console en Firebase Console is beperkt tot geautoriseerde medewerkers via twee-factorauthenticatie.

9. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15) – u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16) – u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing (art. 17) – u kunt verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken.
• Recht op beperking van verwerking (art. 18).
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20) – export van uw gegevens in machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar (art. 21) – met name tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Om een verzoek in te dienen, stuurt u een e-mail naar privacy@depofact.be. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen aan dit beleid

Wij behouden het recht om dit privacybeleid te wijzigen. Bij materiële wijzigingen informeren wij actieve gebruikers via de applicatie of per e-mail. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina vermeld.

11. Contact