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Nutzungsbedingungen & Datenverarbeitungsvertrag

Version 1.0  ·  Gültig ab: 1. Juni 2026  ·  Gilt für alle DepoFact-Dienste

1. Parteien

Kunde: jede juristische oder natürliche Person, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit (B2B) ein Konto auf der DepoFact-Plattform erstellt.

Durch die Registrierung akzeptiert der Kunde diese Nutzungsbedingungen vollständig. Der Kunde bestätigt, dass er berechtigt ist, im Namen seines Unternehmens zu handeln.

2. Beschreibung des Dienstes

DepoFact ist eine cloudbasierte SaaS-Plattform, die mithilfe künstlicher Intelligenz Buchhaltungs-, Finanz- und Logistikprozesse mit externen Systemen integriert (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Billit, Banken, ERP-Systeme und andere Plattformen).

Der Dienst umfasst:

• Zugang zum Online-Kundenportal (my.depofact.be)
• Zugang zur DepoFact-Mobilanwendung (iOS und Android)
• Lagerverwaltung, Auftragsverwaltung und Rechnungsfunktionen
• KI-gestützter Assistent für Buchhaltungs- und Logistikfragen
• Integrationen mit externen Buchhaltungspaketen und Plattformen
• Technischer Support über das Supportportal

DepoFact behält sich das Recht vor, die Funktionen der Plattform jederzeit zu ändern, zu erweitern oder anzupassen, mit 30-tägiger Vorankündigung für wesentliche Änderungen.

3. 14-tägige kostenlose Testphase

Neukunden erhalten ab dem Registrierungsdatum eine kostenlose Testphase von 14 Kalendertagen, ohne Zahlungsverpflichtung und ohne automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement.

Nach Ablauf der Testphase:

• Wird der Zugang zur Plattform vorübergehend gesperrt, sofern der Kunde kein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen hat;
• Werden die Kundendaten 60 Tage nach der Sperrung aufbewahrt;
• Erhält der Kunde spätestens 3 Tage vor Ende der Testphase eine Erinnerungs-E-Mail.

Während der Testphase stehen alle Funktionen des gewählten Abonnementplans zur Verfügung, sofern nicht anders angegeben.

4. Abonnements und Zahlung

Nach der Testphase wählt der Kunde einen Abonnementplan aus den verfügbaren Paketen auf der Plattform. Folgende Bedingungen gelten:

• Abrechnung: monatlich oder jährlich im Voraus, je nach gewähltem Plan;
• Preise: verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer und werden auf der Abonnementverwaltungsseite angezeigt;
• Kündigung: Monatsabonnements können jederzeit zum Ende der nächsten Abrechnungsperiode gekündigt werden; Jahresabonnements erfordern eine Kündigungsfrist von 30 Tagen vor dem Verlängerungsdatum;
• Automatische Verlängerung: Abonnements verlängern sich automatisch, sofern sie nicht rechtzeitig gekündigt werden;
• Preisänderungen: werden 30 Tage im Voraus per E-Mail mitgeteilt; der Kunde hat das Recht, sein Abonnement vor Inkrafttreten des neuen Preises zu beenden.

Bei verspäteter Zahlung entstehen automatisch Verzugszinsen in Höhe des gesetzlichen Zinssatzes zuzüglich 8 Prozentpunkte, gemäß dem belgischen Zahlungsverzugsgesetz vom 2. August 2002.

5. Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

• Die Plattform nur für rechtmäßige Zwecke und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zu nutzen;
• Anmeldedaten vertraulich zu behandeln und Una Group BV bei Verdacht auf unbefugten Zugriff sofort zu benachrichtigen;
• Bei der Registrierung genaue und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten;
• Die Plattform nicht zum Versenden von Spam, zur Verbreitung von Malware oder für andere schädliche Aktivitäten zu nutzen;
• Die Rechte des geistigen Eigentums von Una Group BV zu respektieren;
• Keine Versuche zu unternehmen, sich unbefugt Zugang zu Systemen oder Daten anderer Nutzer zu verschaffen.

6. Geistiges Eigentum

Alle Rechte des geistigen Eigentums in Bezug auf die DepoFact-Plattform, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Software, Algorithmen, Logos, Marken, Dokumentation und Design, liegen ausschließlich bei Una Group BV oder ihren Lizenzgebern.

Der Kunde erhält ein nicht-exklusives, nicht übertragbares und widerrufliches Nutzungsrecht an der Plattform für die Dauer seines Abonnements, ausschließlich für interne Geschäftszwecke.

Vom Kunden in die Plattform eingegebene Daten (Unternehmensdaten, Kundendaten, Transaktionsdaten) verbleiben im Eigentum des Kunden. Una Group BV erwirbt daran keine Eigentumsrechte.

7. Haftung und Garantien

Una Group BV strebt eine Plattformverfügbarkeit von mindestens 99,5 % auf Jahresbasis an, mit Ausnahme geplanter Wartungsarbeiten.

Una Group BV haftet nicht für:

• Indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn oder Datenverlust;
• Ausfälle oder Verzögerungen durch Dritte, Internet-/Netzwerkprobleme oder höhere Gewalt;
• Fehler in Daten oder Berechnungen, die auf fehlerhafte Eingaben des Kunden zurückzuführen sind;
• Entscheidungen, die auf Basis der KI-Assistenten-Ausgabe getroffen werden – diese ist rein informativ und ersetzt keine professionelle Buchhaltungs- oder Rechtsberatung.

Die Gesamthaftung von Una Group BV gegenüber dem Kunden ist in jedem Fall auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den 3 Monaten vor dem schadensverursachenden Ereignis für den betreffenden Dienst gezahlt hat.

8. Datenverarbeitung (Datenverarbeitungsvertrag)

Im Rahmen der Erbringung des Dienstes verarbeitet Una Group BV personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679). Der Kunde ist der Verantwortliche.

8.1 Kategorien verarbeiteter Daten

• Identifikationsdaten der Mitarbeiter und Kunden des Kunden (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• Finanztransaktionsdaten (Rechnungen, Zahlungen, Lagerbewegungen);
• Unternehmensdaten (USt-IdNrn., Bankkontonummern, Adressen);
• Plattformnutzungsdaten (Protokolldateien, Sitzungsdaten).

8.2 Zwecke der Verarbeitung

Daten werden ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Dienste verarbeitet, einschließlich der Bereitstellung des Plattformzugangs, der Verarbeitung von Transaktionen und der Erstellung von Berichten.

8.3 Pflichten von Una Group BV als Auftragsverarbeiter

• Personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden verarbeiten;
• Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen (Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheitstests);
• Personal mit Zugang zu personenbezogenen Daten zur Vertraulichkeit verpflichten;
• Den Kunden unverzüglich über eine Sicherheitsverletzung (Datenpanne) informieren, spätestens innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung;
• Unterauftragsverarbeiter (z. B. Google Cloud/Firebase) nur mit Zustimmung des Kunden und unter gleichwertigen Verpflichtungen einsetzen;
• Daten nach Vertragsende innerhalb von 30 Tagen löschen oder an den Kunden zurückgeben, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt.

8.4 Unterauftragsverarbeiter

Una Group BV nutzt folgende Kategorien von Unterauftragsverarbeitern: Cloud-Infrastruktur (Google Cloud Platform/Firebase), E-Mail-Zustellung (Amazon SES) und Buchhaltungsintegrationen (Billit NV). Eine aktuelle Liste ist auf Anfrage unter privacy@depofact.be erhältlich.

8.5 Internationale Datenübermittlungen

Daten werden grundsätzlich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gespeichert. Bei Übermittlungen außerhalb des EWR werden geeignete Schutzmaßnahmen getroffen (EU-Standardvertragsklauseln).

9. Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen, die sie im Rahmen dieser Vereinbarung erhalten, geheim zu halten und ausschließlich zur Erfüllung der Vereinbarung zu verwenden. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung der Vereinbarung.

10. Laufzeit und Kündigung

Die Vereinbarung beginnt am Registrierungsdatum und läuft auf unbestimmte Zeit, vorbehaltlich des gewählten Abonnementzeitraums.

Una Group BV hat das Recht, die Vereinbarung mit sofortiger Wirkung und ohne gerichtliche Anordnung zu kündigen, wenn:

• Der Kunde seiner Zahlungsverpflichtung nach einer 15-tägigen Mahnung nicht nachkommt;
• Der Kunde die Plattform für illegale Aktivitäten oder Aktivitäten nutzt, die dem Ruf oder dem Betrieb von DepoFact schaden;
• Der Kunde Insolvenz anmeldet oder ein Insolvenzverfahren beantragt.

Bei rechtmäßiger Kündigung durch den Kunden werden etwaige vorab gezahlte Abonnementgebühren anteilig erstattet.

11. Änderungen der Bedingungen

Una Group BV behält sich das Recht vor, diese Bedingungen zu ändern. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail mitgeteilt. Wenn der Kunde den Änderungen nicht zustimmt, kann er sein Abonnement vor Inkrafttreten der neuen Bedingungen kündigen. Die weitere Nutzung nach dem Inkrafttreten gilt als Zustimmung.

12. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Vereinbarung unterliegt belgischem Recht. Bei Streitigkeiten sind ausschließlich die Gerichte des Gerichtsbezirks Antwerpen, Abteilung Mechelen zuständig.

Die Parteien verpflichten sich, bei einem Streit zunächst in gutem Glauben zu verhandeln, um eine gütliche Einigung zu erzielen.

13. Verschiedenes

• Salvatorische Klausel: Wenn eine Bestimmung dieser Bedingungen nichtig oder nicht durchsetzbar ist, berührt dies nicht die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen.
• Gesamte Vereinbarung: Diese Bedingungen stellen die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien dar und ersetzen alle früheren Absprachen zum Vertragsgegenstand.
• Kein Verzicht: Das Nichtausüben eines Rechts durch Una Group BV gilt nicht als Verzicht auf dieses Recht.
• Sprache: Bei Widersprüchen zwischen den Sprachversionen gilt die niederländische Fassung.

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