← Retour à DepoFact

Conditions d'utilisation & Accord de traitement des données

Version 1.0  ·  Date d'entrée en vigueur : 1er juin 2026  ·  S'applique à tous les services DepoFact

1. Parties

Client : toute personne morale ou physique agissant dans le cadre de son activité professionnelle (B2B) qui crée un compte sur la plateforme DepoFact.

En s'inscrivant, le Client accepte intégralement les présentes Conditions d'utilisation. Le Client confirme qu'il est autorisé à agir au nom de son entreprise.

2. Description du service

DepoFact est une plateforme SaaS basée sur le cloud qui utilise l'intelligence artificielle pour intégrer les processus comptables, financiers et logistiques avec des systèmes externes (notamment Billit, banques, systèmes ERP et autres plateformes).

Le service comprend :

• Accès au portail client en ligne (my.depofact.be)
• Accès à l'application mobile DepoFact (iOS et Android)
• Fonctionnalités de gestion des stocks, des commandes et de facturation
• Assistant alimenté par l'IA pour les questions de comptabilité et de logistique
• Intégrations avec des logiciels de comptabilité et des plateformes externes
• Support technique via le portail d'assistance

DepoFact se réserve le droit de modifier, d'étendre ou d'adapter les fonctionnalités de la plateforme à tout moment, avec un préavis de 30 jours pour les modifications importantes.

3. Période d'essai gratuite de 14 jours

Les nouveaux clients bénéficient d'une période d'essai gratuite de 14 jours calendaires à compter de la date d'inscription, sans obligation de paiement et sans conversion automatique en abonnement payant.

À l'expiration de la période d'essai :

• L'accès à la plateforme est temporairement suspendu, sauf si le Client a souscrit un abonnement payant ;
• Les données du Client sont conservées pendant 60 jours après la suspension ;
• Un e-mail de rappel est envoyé au plus tard 3 jours avant la fin de la période d'essai.

Durant la période d'essai, toutes les fonctionnalités du plan d'abonnement choisi sont disponibles, sauf indication contraire.

4. Abonnements et paiement

Après la période d'essai, le Client choisit un plan d'abonnement parmi les offres disponibles sur la plateforme. Les conditions suivantes s'appliquent :

• Facturation : mensuelle ou annuelle en prépaiement, selon le plan choisi ;
• Prix : hors TVA et affichés sur la page de gestion des abonnements ;
• Résiliation : les abonnements mensuels peuvent être résiliés à tout moment avec effet à la prochaine période de facturation ; les abonnements annuels nécessitent un préavis de 30 jours avant la date de renouvellement ;
• Renouvellement automatique : les abonnements se renouvellent automatiquement sauf résiliation en temps utile ;
• Modifications tarifaires : communiquées 30 jours à l'avance par e-mail ; le Client a le droit de résilier son abonnement avant l'entrée en vigueur du nouveau tarif.

En cas de paiement tardif, des intérêts de retard au taux légal majoré de 8 points de pourcentage s'appliquent automatiquement, conformément à la Loi belge sur les retards de paiement B2B du 2 août 2002.

5. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Utiliser la plateforme uniquement à des fins légales et conformément à la législation applicable ;
• Garder ses identifiants confidentiels et notifier immédiatement Una Group BV en cas de suspicion d'accès non autorisé ;
• Fournir des informations exactes et complètes lors de l'inscription et les maintenir à jour ;
• Ne pas utiliser la plateforme pour envoyer du spam, diffuser des logiciels malveillants ou mener d'autres activités nuisibles ;
• Respecter les droits de propriété intellectuelle d'Una Group BV ;
• Ne pas tenter d'accéder sans autorisation aux systèmes ou données d'autres utilisateurs.

6. Propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs à la plateforme DepoFact, notamment les logiciels, algorithmes, logos, marques, documentations et designs, appartiennent exclusivement à Una Group BV ou à ses concédants de licence.

Le Client reçoit un droit d'utilisation non exclusif, non transférable et révocable de la plateforme pour la durée de son abonnement, uniquement à des fins commerciales internes.

Les données saisies par le Client dans la plateforme (données d'entreprise, données clients, données de transaction) restent la propriété du Client. Una Group BV n'acquiert aucun droit de propriété sur ces données.

7. Responsabilité et garanties

Una Group BV vise une disponibilité de la plateforme d'au moins 99,5 % sur une base annuelle, hors périodes de maintenance planifiées.

Una Group BV n'est pas responsable de :

• Dommages indirects, pertes consécutives, manque à gagner ou perte de données ;
• Pannes ou retards causés par des tiers, des problèmes d'internet/réseau ou des cas de force majeure ;
• Erreurs dans les données ou calculs résultant de saisies incorrectes du Client ;
• Décisions prises sur la base des résultats de l'assistant IA — ceux-ci sont fournis à titre informatif et ne remplacent pas un conseil comptable ou juridique professionnel.

La responsabilité totale d'Una Group BV envers le Client est en tout état de cause limitée au montant payé par le Client au cours des 3 mois précédant l'événement ayant causé le dommage.

8. Traitement des données (Accord de traitement des données)

Dans le cadre de la prestation du service, Una Group BV traite des données personnelles pour le compte du Client en tant que sous-traitant au sens du RGPD (Règlement (UE) 2016/679). Le Client agit en tant que responsable du traitement.

8.1 Catégories de données traitées

• Données d'identification des employés et clients du Client (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone) ;
• Données de transactions financières (factures, paiements, mouvements de stock) ;
• Données d'entreprise (numéros de TVA, numéros de compte bancaire, adresses) ;
• Données d'utilisation de la plateforme (fichiers journaux, données de session).

8.2 Finalités du traitement

Les données sont traitées uniquement aux fins de la prestation des services convenus, notamment pour fournir l'accès à la plateforme, traiter les transactions et générer des rapports.

8.3 Obligations d'Una Group BV en tant que sous-traitant

• Traiter les données personnelles uniquement sur instruction documentée du Client ;
• Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement, contrôles d'accès, tests de sécurité réguliers) ;
• Lier le personnel ayant accès aux données personnelles à la confidentialité ;
• Notifier le Client sans délai d'une violation de la sécurité (violation de données), au plus tard dans les 72 heures suivant la découverte ;
• Ne faire appel à des sous-traitants ultérieurs (ex. Google Cloud/Firebase) qu'avec le consentement du Client et sous des obligations équivalentes ;
• Supprimer ou restituer les données au Client dans les 30 jours suivant la résiliation du contrat, sauf obligation légale de conservation applicable.

8.4 Sous-traitants ultérieurs

Una Group BV utilise les catégories de sous-traitants suivantes : infrastructure cloud (Google Cloud Platform/Firebase), envoi d'e-mails (Amazon SES) et intégrations comptables (Billit NV). Une liste à jour est disponible sur demande à privacy@depofact.be.

8.5 Transferts internationaux de données

Les données sont stockées en principe dans l'Espace économique européen (EEE). Pour les transferts hors de l'EEE, des garanties appropriées sont mises en place (clauses contractuelles types de la Commission européenne).

9. Confidentialité

Les deux parties s'engagent à garder secrètes toutes les informations confidentielles reçues dans le cadre du présent accord et à ne les utiliser qu'aux fins de l'exécution de l'accord. Cette obligation survit à la résiliation de l'accord.

10. Durée et résiliation

L'accord entre en vigueur à la date d'inscription et est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de la période d'abonnement choisie.

Una Group BV a le droit de résilier l'accord avec effet immédiat et sans intervention judiciaire si :

• Le Client manque à son obligation de paiement après une mise en demeure de 15 jours ;
• Le Client utilise la plateforme pour des activités illégales ou des activités nuisant à la réputation ou au fonctionnement de DepoFact ;
• Le Client dépose le bilan ou demande un concordat.

En cas de résiliation légitime par le Client, les frais d'abonnement prépayés sont remboursés au prorata.

11. Modifications des conditions

Una Group BV se réserve le droit de modifier les présentes conditions. Les modifications importantes sont communiquées au Client au moins 30 jours à l'avance par e-mail. Si le Client n'accepte pas les modifications, il peut résilier son abonnement avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation après la date d'entrée en vigueur vaut acceptation.

12. Droit applicable et juridiction compétente

Le présent accord est régi par le droit belge. En cas de litige, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire d'Anvers, division de Malines sont exclusivement compétents.

Les parties s'engagent à se consulter de bonne foi pour parvenir à un règlement amiable en cas de litige.

13. Dispositions diverses

• Divisibilité : Si une disposition des présentes conditions est nulle ou inapplicable, cela n'affecte pas la validité des autres dispositions.
• Accord intégral : Les présentes conditions constituent l'intégralité de l'accord entre les parties et remplacent tous les arrangements antérieurs relatifs à l'objet du contrat.
• Absence de renonciation : Le fait qu'Una Group BV n'exerce pas un droit ne saurait être interprété comme une renonciation à ce droit.
• Langue : En cas d'incohérence entre les versions linguistiques, la version néerlandaise prévaut.

---