← Terug naar DepoFact

Gebruiksvoorwaarden & Verwerkersovereenkomst

Versie 1.0  ·  Ingangsdatum: 1 juni 2026  ·  Van toepassing op alle DepoFact-diensten

1. Partijen

Klant: elke rechtspersoon of natuurlijk persoon die handelt in het kader van zijn beroepswerkzaamheid (B2B) en een account aanmaakt op het DepoFact-platform.

Door zich te registreren aanvaardt de Klant deze Algemene Voorwaarden integraal. De Klant bevestigt dat hij bevoegd is om namens zijn onderneming te handelen.

2. Beschrijving van de dienst

DepoFact is een cloud-gebaseerd SaaS-platform dat via artificiële intelligentie boekhoudkundige, financiële en logistieke processen integreert met externe systemen (waaronder maar niet beperkt tot Billit, banken, ERP-systemen en andere platformen).

De dienst omvat:

• Toegang tot het online klantportaal (my.depofact.be)
• Toegang tot de DepoFact mobiele applicatie (iOS en Android)
• Voorraadbeheer, orderbeheer en facturatiefunctionaliteiten
• AI-gestuurde assistent voor boekhoud- en logistieke vragen
• Integraties met externe boekhoudpakketten en platformen
• Technische ondersteuning via het ondersteuningsportaal

DepoFact behoudt zich het recht voor de functionaliteiten van het platform op elk moment te wijzigen, uit te breiden of aan te passen, mits voorafgaande kennisgeving van 30 dagen voor wezenlijke wijzigingen.

3. Proefperiode van 14 dagen

Nieuwe klanten ontvangen een gratis proefperiode van 14 kalenderdagen vanaf de datum van registratie, zonder betalingsverplichting en zonder automatische omzetting naar een betaald abonnement.

Na het verstrijken van de proefperiode:

• Wordt de toegang tot het platform tijdelijk opgeschort, tenzij de Klant een betaald abonnement heeft afgesloten;
• Blijven de gegevens van de Klant gedurende 60 dagen na opschorting bewaard;
• Ontvangt de Klant uiterlijk 3 dagen voor het einde van de proefperiode een herinnering per e-mail.

Tijdens de proefperiode zijn alle functionaliteiten van het gekozen abonnementsplan beschikbaar, tenzij anders vermeld.

4. Abonnementen en betaling

Na de proefperiode kiest de Klant een abonnementsplan op basis van de beschikbare pakketten op het platform. De volgende voorwaarden gelden:

• Facturatie: maandelijks of jaarlijks vooraf, afhankelijk van het gekozen plan;
• Prijzen: zijn exclusief btw en worden weergegeven op de platform-pagina voor abonnementsbeheер;
• Opzegtermijn: maandelijkse abonnementen kunnen op elk moment worden opgezegd met ingang van de volgende facturatieperiode; jaarlijkse abonnementen kunnen worden opgezegd met een opzegtermijn van 30 dagen vóór de verlengingsdatum;
• Automatische verlenging: abonnementen worden automatisch verlengd tenzij tijdig opgezegd;
• Prijswijzigingen: worden 30 dagen van tevoren per e-mail meegedeeld; de Klant heeft het recht zijn abonnement te beëindigen vóór de inwerkingtreding van de nieuwe prijs.

Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd gelijk aan de wettelijke intrestvoet verhoogd met 8 procentpunt, overeenkomstig de Wet Betalingsachterstand B2B van 2 augustus 2002.

5. Verplichtingen van de Klant

De Klant verbindt zich ertoe:

• Het platform uitsluitend te gebruiken voor wettige doeleinden en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving;
• Zijn inloggegevens vertrouwelijk te houden en onmiddellijk Una Group BV te verwittigen bij vermoeden van ongeautoriseerde toegang;
• Nauwkeurige en volledige informatie te verstrekken bij registratie en deze up-to-date te houden;
• Het platform niet te gebruiken voor het versturen van spam, het verspreiden van malware of andere schadelijke activiteiten;
• De intellectuele eigendomsrechten van Una Group BV te respecteren;
• Geen pogingen te ondernemen om ongeautoriseerde toegang te verkrijgen tot systemen of gegevens van andere gebruikers.

6. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het DepoFact-platform, inclusief maar niet beperkt tot de software, algoritmen, logo's, merknamen, documentatie en het ontwerp, berusten uitsluitend bij Una Group BV of haar licentiegevers.

De Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepelijk recht op gebruik van het platform gedurende de looptijd van zijn abonnement, uitsluitend voor interne bedrijfsdoeleinden.

De gegevens die de Klant invoert in het platform (bedrijfsgegevens, klantengegevens, transactiegegevens) blijven eigendom van de Klant. Una Group BV verkrijgt hierop geen eigendomsrechten.

7. Aansprakelijkheid en garanties

Una Group BV streeft naar een beschikbaarheid van het platform van ten minste 99,5% op jaarbasis, met uitzondering van geplande onderhoudsperioden.

Una Group BV is niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of verlies van gegevens;
• Storingen of vertragingen veroorzaakt door derden, internet-/netwerkproblemen of overmacht;
• Fouten in gegevens of berekeningen die voortvloeien uit onjuiste invoer door de Klant;
• Beslissingen genomen op basis van output van de AI-assistent — deze heeft een informatief karakter en vervangt geen professioneel boekhoud- of juridisch advies.

De totale aansprakelijkheid van Una Group BV jegens de Klant is in elk geval beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 3 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit heeft betaald voor de betrokken dienst.

8. Gegevensverwerking (Verwerkersovereenkomst)

In het kader van de uitvoering van deze overeenkomst verwerkt Una Group BV persoonsgegevens namens de Klant als verwerker in de zin van de AVG (Verordening (EU) 2016/679). De Klant treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

8.1 Categorieën van verwerkte gegevens

• Identificatiegegevens van medewerkers en klanten van de Klant (naam, e-mailadres, telefoonnummer);
• Financiële transactiegegevens (facturen, betalingen, voorraadmutaties);
• Bedrijfsgegevens (BTW-nummers, bankrekeningnummers, adressen);
• Gebruiksgegevens van het platform (log-bestanden, sessiegegevens).

8.2 Doeleinden van verwerking

De gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van de overeengekomen diensten, waaronder het verlenen van toegang tot het platform, het verwerken van transacties en het genereren van rapporten.

8.3 Verplichtingen van Una Group BV als verwerker

• Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op schriftelijke instructie van de Klant;
• Passende technische en organisatorische maatregelen implementeren (versleuteling, toegangscontrole, regelmatige beveiligingstests);
• Personeel dat toegang heeft tot persoonsgegevens verplichten tot geheimhouding;
• De Klant onverwijld informeren bij een inbreuk op de beveiliging (datalek), uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking;
• Subverwerkers (bijv. Google Cloud/Firebase) uitsluitend inschakelen met toestemming van de Klant en onder vergelijkbare verplichtingen;
• Gegevens na beëindiging van de overeenkomst te wissen of terug te geven aan de Klant binnen 30 dagen, tenzij wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

8.4 Subverwerkers

Una Group BV maakt gebruik van de volgende categorieën subverwerkers: cloudinfrastructuur (Google Cloud Platform/Firebase), e-mailbezorging (Amazon SES), en boekhoudintegraties (Billit NV). Een actuele lijst is beschikbaar op verzoek via privacy@depofact.be.

8.5 Internationale gegevensoverdrachten

Gegevens worden in principe opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Bij overdrachten buiten de EER worden passende waarborgen getroffen (standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

9. Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van deze overeenkomst ontvangen geheim te houden en uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting blijft van kracht na beëindiging van de overeenkomst.

10. Duur en beëindiging

De overeenkomst gaat in op de datum van registratie en loopt voor onbepaalde duur, met inachtneming van de gekozen abonnementsperiode.

Una Group BV heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden indien:

• De Klant de betalingsverplichting na een ingebrekestelling van 15 dagen niet nakomt;
• De Klant het platform gebruikt voor illegale activiteiten of activiteiten die de reputatie of werking van DepoFact schaden;
• De Klant failliet gaat of surseance van betaling aanvraagt.

Bij rechtmatige beëindiging door de Klant worden eventueel vooruitbetaalde abonnementsgelden pro rata terugbetaald.

11. Wijzigingen van de voorwaarden

Una Group BV behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan de Klant meegedeeld. Indien de Klant niet akkoord gaat met de wijzigingen, kan hij zijn abonnement opzeggen vóór de inwerkingtreding van de nieuwe voorwaarden. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding.

12. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. In geval van geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen bevoegd.

Partijen verbinden zich ertoe in geval van een geschil eerst te goeder trouw te overleggen om tot een minnelijke schikking te komen.

13. Diversen

• Nietigheid: Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
• Volledige overeenkomst: Deze voorwaarden vormen de volledige overeenkomst tussen partijen en vervangen alle eerdere afspraken met betrekking tot het onderwerp.
• Geen vertraging: Het niet uitoefenen van een recht door una Group BV kan niet worden beschouwd als een afstand van dat recht.
• Taal: In geval van tegenstrijdigheid tussen de verschillende taalversies prevaleert de Nederlandse versie.

---